Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek
Diessen, 29 oktober 2019
Betreft: niet in behandeling nemen verzoeken (vragen art. 44 Reglement van Orde)
Geacht college,
Met enige regelmaat vernemen wij van burgers en bedrijven klachten over de – in hun beleving – onredelijk lange behandeltijd van aanvragen en initiatieven door de gemeente.
Ook de laatste dagen gebeurde dit weer, maar dit maal zijn we wel erg verrast door de inhoud van de communicatie hierover vanuit de gemeente, met name door de volgende passage in de ontvangstbevestiging:
“Vanwege de vele werkzaamheden op onze afdeling wordt uw verzoek op dit moment nog niet inhoudelijk beoordeeld. De verwachting is dat nieuwe verzoeken pas minimaal over een half jaar – na verzending van deze brief – worden opgepakt.”
Onze fractie had gehoopt dat dit een incident was, maar moet helaas constateren dat dit bewust beleid is. Wij vinden een generieke maatregel om verzoeken ongezien minimaal een half jaar niet in behandeling te nemen niet alleen uiterst klantonvriendelijk maar in feite onacceptabel. Wij hebben er begrip voor dat er serieuze problemen zijn maar dat rechtvaardigt niet de gekozen handelwijze, die naar onze beleving geen rekening houdt met de belangen van de aanvragers.
Naar aanleiding hiervan hebben wij de volgende vragen aan uw college:
1. Kunt u een nadere toelichting geven op de situatie op de afdeling, in de zin van werkdruk, werkvoorraad, bezetting en planning?
2. Hoeveel aanvragers hebben de hierboven geciteerde mededeling ontvangen? Wat voor aanvragen/verzoeken betreft het?
3. Is deze handelwijze gebaseerd op een besluit van uw college? Zo ja, wanneer is dit genomen en wat behelst het? Zo nee, waarop is het dan gebaseerd? Is deze handelwijze uit juridisch oogpunt acceptabel?
4. Waarom is de nieuwe werkwijze niet gemeld aan de gemeenteraad en aan onze inwoners? Bent u bereid om dit alsnog te doen? Zo nee, waarom vindt u dit niet nodig?
5. Kunt u beargumenteren waarom u deze maatregel, anders dan wij, blijkbaar wel te rechtvaardigen acht? Zijn er geen alternatieven (overwogen)?
6. Welke gevolgen kan het uitstel van minimaal een half jaar hebben voor initiatiefnemers? Kunt u garanderen dat aanvragers hierdoor niet in grote problemen komen, bijvoorbeeld in relatie tot de interim-omgevingsverordening van de provincie? Is in geval van bijzondere spoed en dito belangen snellere behandeling mogelijk?
7. Welke maatregelen treft het college om aan deze ongewenste situatie zo spoedig mogelijk een einde te maken? Bent u bereid om alles in het werk te stellen om het aangekondigde uitstel van “minimaal een half jaar” serieus te bekorten?
8. Betreft het hier louter een kwestie van beschikbaarheid van personeel of is het ook een kwestie van geld? Voor een niet in behandeling genomen verzoek kunnen toch ook geen leges worden geheven? Kan extra budget de problemen oplossen en zo ja, hoeveel is dan nodig?
Gelet op het grote belang voor de betrokken aanvragers stellen wij een spoedige beantwoording van onze vragen zeer op prijs.
Met vriendelijke groet,
fractie VVD Hilvarenbeek
Wil Vennix